Ein Unternehmer zeichnet sich unter anderem durch Anpassungsfähigkeit unter den widrigsten Umständen aus. Eine diese Umstände ist offenbar die Registrierkassenpflicht.

Aber, ist es wirklich so schlimm?
Was brauche ich alles, und vor allem ab wann brauche ich eine?
Wird mein Leben als Unternehmer damit komplizierter?

Andreas Kickinger (Bilanzbuchhalter) und Christian Reich (IT Experte) erklären in diesem Artikel die wichtigsten buchhalterischen und IT-relevanten Fakten rund um das Thema Registrierkasse.

Ich gebe euch ein Beispiel dazu, in dem man auch erkennen kann, dass eine Registrierkasse gar keine blöde Sache sein muss!

Es war einmal eine Hexe, die lebte im Wald und verkaufte in ihrem Haus Lebkuchen, die Kunden zahlten alle Bar oder mit Kreditkarte. Gleichzeitig lieferte sie auch an andere Konditoreien ihre Köstlichkeiten, diese Klientel bezahlte mit Erlagschein, ok… Onlinebanking.

Sie hat am 1.1.2016 gegründet und ist sich nicht ganz sicher, ob sie jetzt gleich eine Kasse braucht oder nicht.

Das Geschäft läuft gut und sie wird am 28.2.2016 im ihrem Betrieb einen Gesamtumsatz von € 15.100,– haben und davon sind € 8.000,– Bareinnahmen.

Nun bittet sie ihren Buchhalter um Rat:

1. Brauche ich eine Registrierkasse?
2. Die Kunden die mit Karte bezahlen sind doch keine Barumsätze oder?
3. Was ist, wenn ich die Lebkuchen als MarktfahrerIn verkaufe, muss ich die Kasse überall hin mitschleppen?
4. Wenn wir eine Registrierkasse brauchen, können wir uns damit irgendwie Zeit ersparen?

Punkt 1: Brauche ich eine Registrierkasse?

Ja, definitiv. Der Gesamtumsatz von € 15.000,– Netto (Aktueller Umsatz liegt bei € 15.100,–) wurde überschritten und auch die Bareinnahmen wurden mit € 8.000,– Netto (erlaubt sind € 7.500,– netto) überschritten.

Nachdem die Überschreitung im Februar 2016 passierte muss sie im viertfolgenden Monat einen Kasse angeschafft und in Betrieb genommen haben. Übersetzt heißt das: Überschreitung Februar 2016, Kasse ab 1.6.2016. (viertfolgender Monat: März, April, Mai, JUNI)

Machst du deine Buchhaltung quartalsweise, was ja bei Gründern oft vorkommt, dann müssen wir etwas anders rechnen:
Der Februar ist im 1. Quartal 2016 (Jänner – März). Dann zählt hier der 31.3.2016 als Ausgangspunkt. Wieder zählen wir 4 Monate dazu (April, Mai, Juni, JULI). Wir müssen also am 1.7.2016 die Kasse in Betrieb nehmen.

Punkt 2: Die Kunden die mit Karte bezahlen sind doch keine Barumsätze oder?

Doch, ein Kartenzahlung wird auch als Bargeld gewertet, wie auch Gutscheine und dergleichen.
Rechnungen, die auf Ziel bezahlt werden, wie z.B.: Überweisungen,  zählen nicht dazu. Sehr wohl aber wenn sich der Kunde dazu entschließt dir die Rechnung bar zu bezahlen.

Punkt 3: Was ist, wenn ich die Lebkuchen als Marktfahrerin verkaufe, muss ich die Kasse überall hin mitschleppen?

Wenn Du als Marktfahrerin draußen unterwegs bist, dann hast Du in der Regel kalte Hände, daher auch kalte Hand Regelung.

Nun gut, wer beim Verkauf im freien, ohne feste Räumlichkeiten, unterwegs ist braucht ab einem Gesamtumsatz von über € 30.000,– Netto im Betrieb noch keine Registrierkasse.

Ist daher der Umsatz über € 30.000,– Netto im Betrieb, dann ist auch eine Registrierkasse für die Marktfahrt erforderlich! Es handelt sich bei den € 30.000,– um den Gesamtumsatz, nicht nur um den als Marktfahrer.

Punkt 4: Wenn wir eine Registrierkasse brauchen, können wir uns damit irgendwie Zeit ersparen?

Ja, wenn du ein/e UnternehmerIn bist, bei der/m der Großteil der Kunden bar bezahlt, dann machst du eigentlich den Großteil dein Buchhaltung schon selbst.

Wenn du dann auch noch die Ausgaben in die Kasse eintragst, bist du ganz vorne dabei. Somit sparst du dir auch viel Geld beim Buchhalter bzw. Steuerberater! Ein Großteil der Registrierkassen kann mit einem Buchhaltungsprogrammen „kommunizieren“ und die Buchungen müssen dann nur noch importiert werden. Also nutzte die neue Regelung und spare dein Geld!

Zusatzinfos / Ausnahmeregelung

Es gibt auch sogenannte mobile Gruppen, also mobile Masseure, Friseure usw…, diese brauchen nicht jedes Mal die Kasse mitnehmen, sondern können einen Paragon (Kassenblöcke) händisch ausstellen und am Abend nach Rückkehr die Umsätze in die Kasse eintippen.

Weiters bekommt Ihr für die Investition in eine Kasse vom Finanzamt € 200,– als einmalige Förderung (muss bei der Steuererklärung mittels Beilagenformular E108c geltend gemacht werden) und ihr könnt die Ausgaben für die Kasse sofort als Aufwand absetzen und müsst diese nicht abschreiben. Im Jahr der Gründung ist es aber meist von Vorteil die Ausgaben trotzdem abzuschreiben, da man auch in den Folgejahren steuerlich etwas davon haben sollte.

Für Neugründer, die von Haus aus in Geschäftsbereichen tätig werden wo viel mit Bargeld bezahlt wird, zahlt es sich wirklich aus, gleich von Beginn an mit einer Registrierkasse zu starten.

Tools, Software und technische Möglichkeiten für eine Registrierkasse

Dank des vorangegangenen Beitrags vom Bilanzbuchhalter Andreas Kickinger sollte jetzt für dich schon mal klar sein, ob du demnächst eine Registrierkasse brauchst und dass diese Angelegenheit gar nicht mal so schlimm ist, wie viele glauben.

Nachfolgend gehe ich für dich auf die wichtigsten Fragen der Realisierung ein, die ich auch in der Praxis als IT-Berater immer wieder meinen Kunden beantworte:

1. Wie ändert sich der tägliche Ablauf für mich?
2. Brauche ich jetzt ein zusätzliches Gerät?
3. Welches System passt für mich?
4. Was muss ich bei den verschiedenen Anbietern beachten?
5. Was kostet mich das alles?
6. Was muss ich im laufenden Betrieb beachten?
7. Kann ich später den Registrierkassenanbieter auch mal wechseln?

(Folgende Informationen sind auf Gründer und Kleinstgewerbe angepasst. Für bestehende und größere Unternehmen gelten diese nur in bedingter Form)

1. Wie ändert sich der tägliche Ablauf für mich?

Die größte Angst kann ich dir gleich einmal nehmen, falls du befürchtest, dass sich dein Arbeitsalltag nun komplett umstellen wird. Ja, es wird etwas anders werden, aber je nachdem, welche Art von Unternehmen (also zum Beispiel Verkauf oder Dienstleistung) du betreibst, nimmt dies mehr oder weniger deiner Zeit in Anspruch.

Bald wird es für dich schon Alltag sein, dass du bei der Entgegennahme von Bargeld – dazu zählen auch Bankomat und Kreditkarten – einfach noch kurz etwas in ein Gerät eintippst und einen ausgedruckten Bon aushändigst. Das bleibt im Grunde immer derselbe Ablauf, weshalb du diesen schnell beherrschen wirst.

2. Brauche ich jetzt ein zusätzliches Gerät?

Das kommt ganz darauf an, was du schon hast. Besitzt du bereits einen handelsüblichen PC und Drucker, so ist das schon ausreichend und du brauchst kein Geld für neues Equipment auszugeben.

Daneben kannst du auch dein Tablet oder Smartphone einsetzen oder dir ein spezielles Kassensystem zulegen, je nachdem, was dich in deinem täglichen Ablauf am besten unterstützt.

3. Welches System passt für mich?

Dies ein wichtiger Punkt, über den du dir wirklich Gedanken machen solltest, da du hier eine Menge Geld ausgeben oder auch sparen kannst. Folgende Fragen musst du dir beantworten:

• Brauchst du eine mobile Kasse (wenn du z.B. hauptsächlich beim Kunden arbeitest)
• Hast du eine permanente Internetverbindung?
• Was muss das System alles können:
  • Wie viele Artikel muss es verwalten?
  • Muss es Rabatte, Gutscheine und Retournahmen handeln können?
  • Auf welches Papierformat sollen die Belege/Rechnungen gedruckt werden?
  • Willst du auch deine Kunden oder Aktionen darüber verwalten?
  • Muss es auch Bankomatkarten unterstützen?
• Wie oft stellst du einen Beleg/Rechnung aus und wie schnell muss das gehen?
• Brauchst du eine Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem?
• Brauchst du eine Anbindung zu deinem Buchalter/Steuerberater?

Wenn du dir diese Fragen beantwortet hast, so fällt dir das Finden eines Anbieters schon mal leichter. Eine gewisse Restarbeit bleibt aber leider.

4. Was muss ich bei den verschiedenen Anbietern beachten?

Da man hier die Qual der Wahl hat ist es wichtig, dass ein Kassensystem des Anbieters zum einen zu dir und deinen Anforderungen passt (siehe Punkt 3) und dann noch, dass er die RKS-V (Registrierkassensicherheitsverordnung) auf lange Zeit – das heißt auch über den 01.01.2017 hinaus – erfüllt, damit du in keine Kostenfalle tappst.

Diese Garantie musst du dir geben lassen! Hierbei setzen verschiedene Anbieter auf verschiedene Ansätze: Entweder über eine jährlich zu bezahlenden Wartungsvertrag, einer vorher bekannten Pauschale oder es ist bei der Erstanschaffung schon ausdrücklich inkludiert.

5. Was kostet mich das alles?

Diese, teils essenzielle, Frage lässt sich leider nicht pauschal beantworten. Die gute Nachricht ist: Je nachdem, was du schon besitzt (z.B. PC und Drucker) und was für eine Unternehmensart du betreibst (z.B. Dienstleister) können sogar überhaupt keine Kosten für dich anfallen (Stichwort kostenlose Registrierkasse).

Oder auch direkt bei Puls4 nachschauen

Darauf aufbauend fallen dann Kosten für Software und/oder Hardware (sprich Geräte wie zum Beispiel ein Bondrucker) an, die du für deine Abläufe benötigst.

Selbstständige oder Kleinstbetriebe lassen sich aber schon mit dreistelligen Beträgen auf den neuesten Stand bringen!

6. Was muss ich im laufenden Betrieb beachten?

Drei Dinge solltest du im laufenden Betrieb immer im Augen behalten:

• Du und jeder in deinem Unternehmen muss das DEP (DatenErfassungsProtokoll) exportieren können, wenn die Finanzpolizei danach fragt
• Dieses DEP musst du mindestens vierteljährlich exportieren und sicher abspeichern, sodass es 7 Jahre lang aufbewahrt werden kann und auch geöffnet werden kann
• Du musst wissen, wie du vorgehst, wenn deine Registrierkasse ausfällt und darauf vorbereitet sein.

Zum letzten Punkt als Denkansatz: Zum Beispiel Paragons (Kassenblöcke) haben, um Belege manuell ausstellen zu können, die du dann im Anschluss in der Registrierkasse nacherfasst.

7. Kann ich später den Registrierkassenanbieter auch mal wechseln?

Ja, das geht natürlich. Je nachdem wann du das machst – zum Beispiel vor oder nach 01.01.2017 – musst du die alte Registrierkasse abmelden, die neue anmelden und den Umsatzzähler übernehmen (diese Maßnahmen können sich im Laufe der kommenden Zeit natürlich noch ändern).

Fazit Registrierkassenpflicht

So, das waren jetzt eine Menge Fragen und Antworten, die für dich hoffentlich verständlicher waren, als alles, was du bis jetzt so gehört hast. Natürlich beschränken sich dies auf das Essenziellste und manche Antworten können sich auch noch in nächster Zeit etwas ändern, da von Seiten der Regierung stark an diesem Thema gearbeitet wird.

Noch abschließend ganz wichtig: Solltest du dich trotz der Tipps nicht selbst über dieses Thema trauen, so wende dich bitte an deinen Buchhalter/Steuerberater und IT-Berater deines Vertrauens! Das sage ich jetzt nicht, weil ich selbst als Technologieengel ein solcher IT-Berater bin, sondern weil ich erlebe, welche teils gewaltige Last meinen Kunden von den Schultern fällt, wenn sie diese ganze Thematik in kompetente Hände abgeben. Diese kompetenen Hände sorgen dann dafür, dass die Einführung der Registrierkasse gesetzeskonform erfolgt und für dich zum geringstmöglichen Kostenaufwand erledigt wird.

Klar kosten diese Dinge auch Geld, aber das ist verhältnismäßig wenig, im Vergleich zu den Busgeldern oder sogar Strafverfahren, die drohen, wenn das Ganze nicht richtig umgesetzt wurde.

Deshalb im Zweifel lieber nochmal nachfragen und sich auch mal in einem kostenlosen Erstgespräche – so wie Andreas und ich das beide handhaben – über die Möglichkeiten und damit verbunden Kosten aufklären lassen.

Wichtige Links

• Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht der WKO
• Informationen zur Registrierkassenpflicht vom Bundesministerium für Finanzen
• 13 Fragen und Antworten zu Registrierkassen bei derstandard.at
• Technische Richtlinien zur Registrierkasse der WKO

Über Andreas Kickinger

Mein Name ist Andreas Kickinger und ich bin Inhaber von Andreas Kickinger Bilanzbuchhaltung.

Unser Motto: accounting-stars

Ich unterstütze meine Unternehmen primär in den Bereichen: Buchhaltung, Lohnverrechnung, Jahresabschlüsse und Kostenrechnung. Wie du am Wortlaut „meine Unternehmen“ siehst, versuche ich  mich immer in die Unternehmen voll zu integrieren und die angestrebten Ziele gemeinsam zu erreichen!

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Christian Reich

CEO/Geschäftsführender Inhaber bei Technologieengel e.U.

Wir begleiten vor allem klein- und mittelständische Unternehmen bei der Antwort auf die Frage, wie sie sich von neuesten Technologien unterstützen lassen können. Das reicht von der Eiffizienzsteigerung im Büroumfled bis hin zum Ausbilden neuer, individueller Kundenmehrwerte.

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